Rave Party Organizer

Berikut ini adalah satu satu proposal konsep acara yang pernah saya susun bersama kelompok dalam mata kuliah Media and Entertainment. Acara yang disusun tersebut merupakah sebuah acara yang bertemakan Rave Party, dengan budget yang telah ditentukan sebesar minimal Rp 100 Miliar.

A. Konsep acara

- Tema : Street Rave Party

- Tempat : Pantai Carnival Ancol

- Waktu : 31 Desember 2009

- Jam : 21.00 pm – 05.00 am

- Host : PDouble & VJ Daniel

- DJ Internasional :
1. Tiesto
2. Sasha
3. Sander Van Doorn
4. Infected Mushroom
5. Maurizio Gubellini
6. David Morales
7. Aly & Fila
8. DJ Cosmo
9. Fedde Le Grand
10. Sasha

- DJ Local :
1. DJ Riri
2. DJ Adhe
3. DJ Romz
4. DJ Winky
5. Victoria ft Controller Keyboard Anita
6. DJ Shamp
7. DJ Winky
8. DJ Tiara eve
9. DJ Milinka
10.DJ Lady Moccha

- Sexy Dancer : Nets Dancer (USA)

- Special Guests :
1. Uli Auliani
2. Melaney Ricardo
3. Agnes Monica
4. Julie Estelle
5. Laudya Chintya Bella
6. Chico Jerrico
7. Dimas Seto
8. Julia Peres
9. Ikhsan Akbar
10. Panji Pragiwaksono

Acara Rave Party yang akan diadakan memiliki tema “Street Rave Party”. Lokasi rave pary ini bertempat di Pantai Carnival Ancol Jakarta yang memiliki pemandangan area party yang berdekorasikan sebuah distrik jalanan yang dilengkapi dengan lampu-lampu jalanan, lampu lalu lintas, zebra cross serta mobil VW yang diletakkan di stage untuk mendukung suasana “street” dari acara rave party ini.

Dekorasi panggung berbagai both untuk para sponsor yang berbentuk kendaraan pribadi classic buatan seperti VW kodok serta mobil-mobil klasik lainnya akan hadir memeriahkan rave street party kali ini serta bentuk- bentuk unik lainnya yang berkaitan dengan tema.

Acara ini akan dimulai dengan kembang api sebagai pembuka acara dan menghadirkan DJ internasional maupun DJ local sebagai hiburan ditambah juga dengan sexy dancer yang menarik. Rave Party ini menargetkan akan didatangi oleh sekitar 25.000 orang pengunjung dengan HTM sebesar Rp 2.000.000 yang akan mendatangkan 10 DJ international dan 10 DJ local.

Kesan unik yang akan di tampilkan pada street rave party ini adalah tersedianya sebuah gas station, yang biasa identik dengan sebuah distrik jalanan diletakkan di main street. Para clubbers yang datang dapat menukarkan ticket mereka dengan free beer yang akan langsung di supply dari barel beer yang berbentuk gas station tersebut . Selain itu, pada puncak acara (pukul 00.00 am), akan memunculkan ”hujan” di tengah-tengah berlangsungnya acara rave party ini. Konsep hujan yang dimaksudkan di sini adalah hujan buatan yang telah direncanakan oleh panitia. Hujan buatan tersebut berasal dari semprotan beberapa unit pemadam kebakaran yang secara khusus didatangkan untuk mendukung berlangsungnya acara sreet rave party ini.

B. Fasilitas dan sarana

Fasilitas dan sarana yang akan tersedia pada acara Street Rave party ini adalah sebagai berikut :

1. Toilet

2. Watch Tower & Lighting Engineer

3. Shuttle Bus dari tempat parkir menuju area party

4. Beach Guard and Medic

5. Locker

untuk menitipkan barang-barang para panitia serta pengunjung, seperti tas selain itu juga digunakan untuk penyimpanan benda tajam saat terjadi penggeledahan.

6. Main bar

7. Mini bar

8. Security & Medic

9. Gas beer station
Berisikan barel beer yang didesign seperti sebuah gas station.

10. Host & DJ waiting room

11. Dancer room

12. Dancer Party Stage

13. Audio system

14. Fog Machine

15. Glow Stick

16. Laser

17. Transportation untuk entertainer

18. Mobil pemadam kebakaran

19. Big Screen

20. Fireworks

21. Generator (Genset)


C. Gantt Chart

D. Time Planning

E. Budgeting

F. Strategi media

Strategi media yang kami gunakan untuk acara rave party ini adalah sebagai berikut :

a. Media cetak

- Majalah Cosmopolitan
- Majalah FHM
- Majalah Rollingstone
- Majalah Trax

b. Media elektronik

- Radio Trax FM
- Radio Hardrock FM
- Radio Mustang
- Radio Prambors
- O Channel
- Jak TV
- Global TV

c. Media lainnya

- Website : pembuatan website khusus yang membahas mengenai acara rave party ini.

- Facebook : Membuat group invitation acara rave party ini melalui Facebook

- My space : Membuat group invitation acara rave party ini melalui my space


* Sponsor lainnya

- Bank BCA

- indosat

- Blackberry

- Sony electronic

- Toyota

- Yamaha

- Randall

- trinity

- fiesta condom

G. Panitia dan job description

Sumber daya manusia (panitia) yang diperlukan untuk acara ini adalah sebagai berikut :

1. Seksi sound system
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani urusan mengenai sound system pada saat acara berlangsung (seperti volume suara).

2. Seksi food & beverage
Bertugas & bertanggung jawab menangani konsumsi untuk bintang tamu, penyelenggara & petugas serta mengurusi minuman (bar) dan makanan yang dijual pada acara.

3. Seksi lighting
Bertugas & bertanggung jawab tentang penerangan baik diatas stage maupun area tempat acara berlangsung.

4. Seksi Registrasi & souvenir
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani pencatatan pengunjung yang melakukan pendaftaran untuk masuk serta mencari souvenir untuk pengunjung.

5. Seksi Ticketing
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian penjualan tiket.

6. Bendahara (finance)
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani segala keuangan (budgeting) dalam penyelenggaraan acara ini serta mengurusi kontrak artis.

7. Sekretaris
Bertugas & bertanggung jawab untuk mencatat segala rencana dan rapat pertemuan para panitia dalam penyelenggaraan acara ini.

8. Seksi dokumentasi
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian dokumentasi, baik foto maupun video selama acara ini berlangsung.

9. Seksi technical support
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani peralatan-peralatan teknik yang di gunakan (seperti, big screen, listrik, dll) apabila terjadi gangguan.

10. Seksi promotion
Bertugas & bertanggung jawab untuk mempromosikan acara ini, antara lain membuat banner, flyer, billboard, mebuat web, dll.

11. Seksi decoration
Bertugas & bertanggung jawab untuk menghias panggung serta seluruh area tempat acara agar sesuai dengan tema dari acara rave party ini.

12. Seksi for handling entertainer
Bertugas & bertanggung jawab untuk menghubungi dan bernegosiasi semua bintang tamu (DJ, MC, dancer) yang akan tampil dan mengisi acara.

13. Seksi akomodasi
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian transportasi dan penginapan untuk para pengisi acara, panitia, dll.

14. Security
Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian keamanan saat berlangsugnya acara ini serta menghubungi para crew keamanan seperti Polisi.

15. Seksi perlengkapan (property)
Bertugas untuk menangani perlengkapan-perlengkapan (seperti karpet panggung, traffic light, beer station, dll) yang digunakan dalam acara.

16. Seksi Medical
Bertugas untuk menyediakan segala perlengkapan medis (seperti obat-obatan).

17. Seksi sponsorship
Bertugas untuk mencari sponsor dan media partner yang bergabung dalam acara ini

18. Public relation
Bertugas untuk membuat press release, dan menginformasikan serta mempublikasikan acara kepada media.

19. Seksi acara
Bertugas untuk mengatur susunan acara yang akan ditampilkan dan mebuat script untuk MC.

20. Seksi Kebersihan
Bertugas untuk menjaga kebersihan tempat acara selama berlangsungnya acara.

21. Show Director (jabatan tertinggi)
Bertugas dalam perijinan untuk menyewa tempat serta mendirect berlangsungnya acara/ sebagai sutradara saat acara berlangsung. Show director juga mengawasi alur,lighting,multimedia, dll.

22. Client service
Bertugas dalam menjembatani antara klien dan EO pra-event. Jadi apa yang diinginkan klien disampaikan ke[ada client service

23. Liason officer
Bertugas sebagai assisten para pengisi acara (talents) dan mengatur traffic di belakang panggung.

H. Floor Plan